時間は短く区切る
人間の集中力は短時間しか持続しません。その性質を上手く利用した仕事術が『ポモドーロ・テクニック』です。
仕事をする時間＋短い休憩というサイクルを連続して行う事で、本来持っている集中力をアップさせて仕事の効率を上げるテクニックですが、基本のサイクルは「２５分間仕事＋５分間休憩」になります。
１：達成しようとするタスクを選ぶ
２：キッチンタイマーで25分を設定する
３：タイマーが鳴るまでタスクに集中する
４：少し休憩する（5分程度でOK）
５：ステップ2～4を4回繰り返したら、少し長めに休憩する
http://www.lifehacker.jp Lifehacker.jpより
勿論もう少し長い時間集中できるという方は「４０分間仕事＋５分休憩」のように自分に合った時間設定にするか、昼休みなど決まった時間に訪れる休憩時間に合わせてみるのも良いですね。
気になるこのネーミングは、発案者であるイタリア人企業家のフランチェスコ・シリロ氏が学生時代に愛用していたトマトの形をしたキッチンタイマーにちなんでつけられたそうです。
連鎖を壊さないで！
カレンダーとペンさえあれば簡単に実践できるテクニックが、アメリカ人のソフトウェア開発者ブラッド・アイザック氏オススメの『Don't Break the Chain』です。
これはやりたい事をカレンダーに記入しているだけの簡単な方法ですが、それによって持続するモチベーションが上がるという人間の深層心理をついた仕事術です。
３つの目標を達成するために壁に３つのカレンダーを貼り、１つは執筆の仕事、１つはエクササイズ、１つは掃除についてのその日の目的をマークしていきました。一週間後、約３０ページ執筆は進み、腕立て伏せ７００回とスクワット９８０回、何マイルかのジョギングを達成し、部屋はカタログに載っている写真のようにきれいになりました。
毎日進歩するのがわかるので簡単に続ける事ができて、習慣性がある事もわかりました。
http://lifehacker.com Lifehacker.comより
カレンダーにやるべき事を書き込み、出来たら×を付けていくという原始的な方法ですが、この×印こそモチベーションを上げるには大切なんですね。×印の連鎖がカレンダーに残る事こそが自分の進化を表すので、眺めていて気持ちが良くなるはずですよ。
完璧を目指さない事
何事も完璧に仕上げないと気が済まないという「完璧主義」は、仕事の効率を上げる為には障害となる場合もあります。
８割仕上げるまでの労力と、そこから１０割にする労力とでは、圧倒的に８割までの方がラクですよね。早急に仕上げなければならない仕事ではない限り、８割程度完成したら次の作業に移った方が確実に効率は上がります。
昔を思い出してみて下さい。テストの時にわからない問題はとばしてわかる問題から解きませんでしたか？仕事もそれと同じで、答えが出ない問題をいつまでも考えている時間は無駄とも言えます。
フランス人哲学者ヴォルテールは「The perfect is the enemy of the good」（完璧は善の敵である）という名言を残しています。
いくらやっても効果のない仕事はやめ時が大切なのかもしれませんね。
するべき事を整理して優先順位をつける
まずはその日にやるべき事をリスト化して「すぐにやるべき事」「今はやらなくてもよい事」に分けて、さらにそのリストの中も項目別に整理してから仕事を始めるという、潔癖症な人にはピッタリな仕事術が『Getting Things Done』と呼ばれるテクニックです。
収集：頭の中にある「やらなければならないこと」「気になっていること（問題）」を紙などに書き出す。作業中のメモ書きなども参照して、問題点を出していく。
処理：書き出した内容を、手順に添って、分類しリスト化する。
整理：リストを自身がスケジュール管理に使っているツール（PDAやシステム手帳など）に入れ込む。
見直し：自分の状況や状態でそれらが可能かどうか見直し、検討する。
実行：リストアップした「出来ること」を順次片付ける。
https://ja.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done wikipediaより
「日付け別」「月別」リストの他に「次にやる事」「連絡待ち」や「常に持続してやり続けること」「いつかやりたいこと」など自分なりのタイトルでリストアップする事から始めみましょう。
また今は『GTD』用のアプリもあるので、上手く利用するのもオススメです。
スマホは必要な時以外は見えない所に置いておく
仕事においてもプライベートにおいても今やスマホは必要不可欠なツールですが、と同時に集中したい時には邪魔になるツールでもあります。
しかし仕事がデキると言われている人って、電話をかけても出ない事が多いと感じる事ありませんか？
視界に入る所にあると、メールやLINEが来た時はついつい気になってスマホを手に取ってしまいますよね。それが仕事を中断する原因となり、間違いなく作業効率は下がるでしょう。
仕事の連絡など、どうしても出なければいけない電話がかかってくる時は別ですが、デスクワークに集中したい時はサイレントモードにして見えない所に置くのが鉄則です。
そうする事によって普段手元にスマホがある時もあまり気にならなくなるので、スマホ依存症気味の方には是非おすすめですよ。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
ご紹介したようなテクニックは、それほど難易度が高いテクニックではありません。どちらかというと今までも聞いた事があるような常識的な事ばかりだと思いませんか？
という事は…仕事の効率を上げるのに重要なのは、実は自分の意識を変えてみる事かもしれませんよね。皆さんも自分に合ったテ方法を見つけて、是非仕事もプライベートも充実した楽しい人生が送りましょう。