１．それぞれの議題の重要度が分かっている
会議がスムーズに進むために、もっとも大事なことは、実は、話術やテクニックではありません。もっとも重要なことは、会議で扱うどの議題がその組織にとって大事なことであるのか、何を意思決定しないといけないのか理解できているということです。上司や、場合によっては経営陣と同じ視点で、ものごとが見え、何を押さえれば「勝ち」になるかが分かっているわけです。
扱う議題について、事前に関係者に共有するところから会議は始まりますが、それら議題についても、重要度の違いがあり、よくいわれるように「幹」と「枝葉」に分けることができます。企業の未来を決めるような重要な判断から、どうでもいい議題まで、さまざまなものがあります。
もし、いくら表面的にスムーズに会議を進めることができたとしても、重要な意思決定について十分に検討がなされず、実質的に先送りになるような会議であっては、ほんとうの意味で「スムーズ」なものであったかには、疑問が残ります。 どの議題で意思決定ができれば「成功」といえるかを事前に考えましょう。もし、分からない場合は、率直に、信頼できる上司や先輩に聞いてみるのも大切です。
２．場の空気を読んだ適切な状況判断をしている
会議をスムーズに進めるためには、会議の状況を見ながら、適切な状況判断ができることも大切です。 俗に言うところの「空気が読める」ということが大切です。 そして、司会の立場を使って、絶妙な対応を取ります。たとえ、上役が、うかつで的外れな意見を言っても、上手にフォローし、恥を欠かせない。「○○さんからは、▲▲▲という□□□な視点からの指摘をいただきました」とかいって、立てる。 言葉があれてきたら、勝手に議事をまとめながら、クールオフの時間を入れる、など。
先輩や上司のなかに、そうしたことの上手な方がいる場合も多いもの。問題意識をもっていれば、議事回しの上手な先輩の「光る」フレーズや、絶妙な心配りに気付くことができます。
日頃から、漫然と会議に参加するのではなく、しっかり観察することが、会議の進行が上達する近道ですね。
３．キーマンは誰か？
人間関係をつかんでいる ,上手な会議運営ができる人は、参加者たちの人間関係や、キーマンについて把握しています。 日本の社会においては、まだまだ「何が」という中身よりも、「誰が」そう言ったかのほうが、影響をすることが多いものです。 また、いわゆる「鶴の一声」でものごとが決まることがあることもあります。何のために会議をやるのか分からなくなりますが、それはそれで社内で必要なプロセスであったりするのです。
会議に参加するメンバー内のキーマンに、適切な順番、タイミングでの「振り」ができるよう、作戦を立ててみましょう。 やや場外乱闘的な能力にはなりますが、現実に会議をスムーズにすすめるために、必要となる視点だといえます。
４．クールヘッドで、時には非情な判断もできる
そして、スムーズな会議を運営できる人は、空気を読む、そうしたある意味ウェットな面もありながら、同時にクールに目的合理的に議事を進めることもできる人でもあります。一時的に嫌われようとも、くだらない発言を「華麗にスルー」したり、要領を得ない、くだらない発言は、途中で切り上げさせる、そうしたある意味の「非情さ」や押しの強さも必要です。
重要な議題を押さえるという話もありましたが、「どうでもいい議題」については「捨てる」、あえて未決のままにしておくような、クールな判断も行います。 「役割に徹する」ことで、そうした姿勢を貫くことができます。進行をしながら、あたかも自分が一参加者として参加しているなら、どう思うかという視点で、望ましい議事進行を行います。 時間が最大の資源です。参加者の時間を守る視点での要領を得た上手な取りまわしは、できる上司たちの評価するところとなるでしょう。
まとめ
会議を実りあるものにできるか、それとも単なる時間浪費の場とするかは、参加者の意識によるところが大きいものです。しかしそうした会議であっても、もしも司会によろしき人材を得ることができれば、生産性がぐっと高まり。価値を生む場とすることもできます。 日本において会議は、切っても切れないものです。
会議の司会を任され、憂鬱に感じる方も多いと思いますが、組織の方向性に多少なりとも影響を与えることができる機会ととらえ、前向きに努力することが大切ではないでしょうか。