コトノバ

Excelで必ず押さえておくべき利用頻度の高い関数10選

Excelで必ず押さえておくべき利用頻度の高い関数10選

今や必須のスキルと言われるExcel。関数を使えば、瞬時に縦横の合計を計算したり、指定した条件の項目のみを集計したりと作業効率をアップさせることができます。しかし、そのことを知っていても関数は難しいと食わず嫌いしている人も多いかと思います。そこで、今回は、関数の中から「SUM」からとっつきにくい「IF」や「VLOOKUP」まで利用頻度の高い関数を厳選して使い方を紹介します。

Excel関数の基本

  • 入力は半角英数字
  • 先頭に必ず「=」(イコール)をつける
  • 引数(入力データ)は「,」(カンマ)で区切る
  • 関数式の最後は必ず「)」(カッコ)で終わる
  • 計算は、+(加)、-(減)、*(乗)、/(除)が基本
  • 範囲指定は列ごとが基本
  • 列は縦軸、行は横軸と覚える

1. SUM : 数値の合計を計算する関数

=SUM(B2:B7)

この場合、B2からB7までの数値を合計してくれます。

SUM : 数値の合計を計算する関数

2. AVERAGE : 平均値を計算する関数

=AVERAGE(B2:B7)

この場合、B2からB7までの平均値を算出してくれます。

AVERAGE : 平均値を計算する関数

3. IF : 特定の数値を基準に分類する関数

=IF(B2>=40,”達成”,”未達成”)

この場合、B2の値が40より大きい場合、達成。小さい場合、未達成を表示してくれます。

IF : 特定の数値を基準に分類する関数

=IF(論理式,”真の場合”,”偽の場合”)

上記の基本式に論理式、真の場合、偽の場合を当てはめて使います。

論理式 論理式が(例えば、B2>=40の場合、B2セルの値が40以上という意味)
真の場合 成立したら(真の場合)、Aを入力
偽の場合 不成立だったら(偽の場合)、Bを入力

4. VLOOKUP : 指定した範囲の中から検索条件に一致したデータを検索し、取り出してくれる関数

=VLOOKUP(B1,A5:B13,2,0)

この場合、B1に入力した値をA5からB13の範囲で検索し、指定した範囲の2列目の値を表示してくれます。下図の場合、B1に3と入力すれば、B2には「千石撫子」が表示されます。

最後の「0」は完全に一致する値を指し、「1」を入力すると近い値を表示させることができます。(数値のみ)

VLOOKUP : 指定した範囲の中から検索条件に一致したデータを検索し、取り出してくれる関数

B1に何も入力しないと、「#N/A」というエラーが表示されます。

VLOOKUP : 指定した範囲の中から検索条件に一致したデータを検索し、取り出してくれる関数-2

エラーを表示させたくない場合は、以下のようにIF関数を組み合わせます。

=IF(B1=””,””,VLOOKUP(B1,A5:B13,2,0))

この場合、B1が空白の場合、何も表示しない。空白でない場合、B1に入力した値をA5からB13の範囲で検索し、指定した範囲の2列目の値を表示してくれます。

VLOOKUP : 指定した範囲の中から検索条件に一致したデータを検索し、取り出してくれる関数-3

5. COUNTA : データの個数を集計する関数

=COUNTA(B2:B10)

この場合、B2からB10のデータ個数を集計してくれます。SUMと似てますが、データの個数というのがミソです。

COUNTA : データの個数を集計する関数

6. SMALL : 最も小さな値を表示する関数

=SMALL(B2:B10,1)

この場合、B2からB10の中で最も小さな値を表示してくれます。最後の「1」は最も小さい値から数えた順位になります。

2番目に小さな値を指定する時は順位に「2」を指定します。

SMALL : 最も小さな値を表示する関数

7. LARGE : 最も大きな値を表示する関数

=LARGE(B2:B10,1)

この場合、B2からB10の中で最も大きな値を表示してくれます。使い方はSMALLと一緒です。

LARGE : 最も大きな値を表示する関数

8. SUMIF : 条件指定した数値の合計を計算する関数

=SUMIF(B2:B10,”収入”,C2:C10)

この場合、B2からB10の中にある収入のみを対象に、C2からC10の範囲で数値の合計を計算します。

=SUMIF(B2:B10,”支出”,C2:C10)

上記のようにすれば、支出の合計を計算してくれます。

SUMIF : 条件指定した数値の合計を計算する関数

9. ROUNDDOWN : 指定した桁数を切り捨てする関数

=ROUNDDOWN(B11,-2)

この場合、B11の下二桁(10円台)を切り捨てします。最後の「-2」で切り捨てる桁数を指定します。

-3 -2 -1 1 2
下三桁(100) 下二桁(10) 下一桁(1) 小数点第一(0.1) 小数点第二(0.01)

ROUNDDOWN : 指定した桁数を切り捨てする関数

10. ROUNDUP : 指定した桁数を切り上げする関数

=ROUNDUP(B11,-2)

この場合、B11の下二桁(10円台)を切り上げします。使い方はROUNDDOWNと一緒です。

ROUNDUP : 指定した桁数を切り上げする関数

いかがでしたでしょうか。以上、Excelで必ず押さえておくべき利用頻度の高い関数10選でした。関数を駆使すれば、複雑な計算も簡単におこなうことができます。紹介した10の関数を参考にExcelを活用しましょう。